Oggi molte aziende servono di organizzare degli eventi, a cui invitano i propri partner commerciali, siano essi clienti o fornitori, ma anche dei potenziali nuovi contatti. L’obiettivo è evidente: questi momenti di networking permettono di costruire relazioni solide, che nel tempo giovano al business, spesso non solo dell’azienda, ma di quello di tutti gli attori coinvolti.

L’organizzatore, però, in quanto padrone di casa, oltre a dover curare in modo meticoloso tutti i dettagli dell’organizzazione, si riserva anche il massimo della luce dei riflettori. Il rischio, naturalmente, è che questi eventi siano semplicemente momenti autocelebrativi, che non servono a nulla se non a gonfiare l’ego di qualche manager.

Per questo motivo, quando mi viene chiesto di supportare l’organizzazione di un evento di questo tipo, parto sempre dagli obiettivi che si vogliono raggiungere, non tanto in termini economici, quanto di relazione e coinvolgimento dei partecipanti. E tanto più l’evento è percepito come importante, dall’azienda, quanto più mi trovo ad affrontare aspetti anche molto diversi dell’organizzazione, il più centrale dei quali è probabilmente la pianificazione degli interventi di Public Speaking: quei momenti che servono da catalizzatori dell’attenzione del pubblico, ma anche da filo conduttore nella narrazione dell’evento.

Il problema

La richiesta arriva dal Responsabile Commerciale di un’azienda che sto già seguendo per il miglioramento della performance della rete vendita. I venditori con cui sto lavorando sono tutte figure con parecchi anni di esperienza alle spalle, e hanno già fatto infiniti corsi sulla vendita. Il contributo che sto già portando in azienda ha a che fare con l’avere strumenti per costruire relazioni efficaci di lungo periodo, e l’utilizzo di tecniche negoziali avanzate.

Il gruppo è estremamente attento, e dopo aver superato un’iniziale diffidenza, dovuta al fatto che sono il più giovane dell’aula, e non ho una reale esperienza come venditore, diventa estremamente propositivo, e mette in pratica con entusiasmo le tecniche e gli stili proposti, con eccellenti risultati. Il responsabile è piuttosto soddisfatto, e di conseguenza mi chiede un supporto ulteriore, non previsto all’inizio: l’azienda sta organizzando un evento di due giorni dedicato ai partners principali dell’azienda, e vorrebbe il mio supporto per fare in modo che il risultato sia in linea con le aspettative.

Il lavoro svolto insieme

Da una prima chiacchierata fatta con il Responsabile Commerciale emerge che l’elemento essenziale di questo evento avrà a che fare con una serie di interventi di public speaking, da svolgere nel corso della prima giornata di evento, mentre la seconda sarà strutturata più come un’esperienza di Incentive per i partecipanti. Dopo aver concordato assieme degli obiettivi per l’intero evento, decidiamo di coinvolgere un soggetto terzo, specializzato nell’organizzazione di eventi Incentive, per la seconda giornata. L’azienda in questione ha molta esperienza, e io mi limito a fornire un leggero coordinamento, nel corso del tempo, in modo che le attività proposte siano in linea con l’evento in generale. La giornata si articola in una serie di visite a siti di interesse storico, condite con i classici momenti di scoperta enogastronomica, e momenti di teatro interattivo, ben calzato sui partecipanti all’evento.

Contestualmente iniziamo a ragionare anche sullo schema narrativo della prima giornata. Da una veloce valutazione ci rendiamo conto che i Venditori, pur avendo molta esperienza nel loro ambito, non sono particolarmente a proprio agio con il Public Speaking. Per questo motivo, decidiamo di dedicare alcune giornate a strutturare dei veri e propri laboratori, in cui le persone possano cimentarsi, fare esperienza, ma anche selezionare chi sarà ad avere l’onore (e l’onere) di sostenere gli interventi, con una piccola competizione. L’elemento della competizione e il premio in palio, pur non eccessivamente ambito, spingono moltissimo la performance dei partecipanti, che la vedono come un’opportunità per mettersi in mostra sia con la propria azienda, che con i principali partner della stessa.

Ciascun laboratorio affronta verticalmente un aspetto specifico dell’attività di Public Speaking, dalla retorica vera e propria, all’uso del non verbale e del paraverbale. Dalla creazione di slides efficaci alle tecniche di memorizzazione e improvvisazione, alla gestione dell’ansia da performance. Queste occasioni vengono utilizzate sia come spunti per costruire nel modo migliore possibile la narrazione dell’evento, sia come esercizi in cui le persone possano esporsi senza conseguenze.

I risultati

L’attività di laboratorio ha permesso a persone che non si erano mai cimentate nel Public Speaking di acquisire in tutta sicurezza questa competenza. E nonostante la titubanza iniziale di alcuni, tutti si sono lanciati con entusiasmo nella competizione, arrivando a selezionare alla fine del breve percorso i tre interventi che avrebbero costruito la narrazione dell’evento, così come costruita da loro stessi.

L’evento stesso è stato decisamente un successo: nessuno si è annoiato, come spesso accade in questi casi, anzi, la dinamicità delle presentazioni, unita alla componente Incentive del giorno successivo e nella narrazione complessiva ha coinvolto le persone, e ulteriormente consolidato le relazioni di business tra l’azienda e i suoi parner. In seguito all’esperienza, inoltre, i Venditori hanno iniziato anche ad essere più attivi nel partecipare in rappresentanza dell’azienda presso eventi e fiere di settore, come speaker, attività che in precedenza non avevano mai svolto, con un collaterale aumento della loro capacità di generare fatturato per l’azienda.